A digitalização de documentos é uma tendência cada vez mais presente nas empresas. Mas será que os documentos digitalizados têm o mesmo valor legal de documentos físicos?
Documentos digitalizados – o que diz a legislação?
Os Decretos 10.278 e 10.279/2020 complementam a Lei 13.874, de 20 de setembro de 2019, conhecida como a Lei da Liberdade Econômica. Ambos Decretos apresentam as modificações da forma como o poder público trata documentos públicos e estabelecem as regras que devem ser seguidas.
No Decreto 10.278 estão definidas regras de digitalização e descarte de documentos em papel, visando à economia para o governo federal que não precisará mais armazenar a documentação de forma física, exceto quando se tratarem de documentos de valor histórico.
De modo geral, os dois decretos têm como objetivo regulamentar as assinaturas e os documentos eletrônicos no âmbito do Poder Judiciário Federal (PJF), permitindo que todos os atos processuais sejam realizados por meio eletrônico. Assim, os documentos digitalizados têm o mesmo valor legal dos documentos físicos, pois são gerados a partir da mesma fonte original e estão armazenados em um repositório seguro.
Em que consiste a lei da digitalização?
A lei da digitalização de documentos é uma norma que regulamenta a digitalização de documentos para fins legais. Essa lei é importante para garantir que os documentos digitalizados sejam considerados válidos em um processo judicial ou administrativo, por exemplo.
A lei da digitalização de documentos também estabelece os requisitos mínimos que os documentos digitados devem atender para serem considerados legais.
Integram esse rol os documentos físicos digitalizados por:
- pessoas jurídicas de direito público interno;
- pessoas jurídicas de direito privado;
- pessoas físicas nas relações entre governos (municipais, estaduais e federal);
- relações entre particulares.
O Decreto, porém, não se aplica a documentos de identificação e documentos de porte obrigatório.
Contudo, para garantir que o documento tenha o mesmo valor do correspondente em papel, devem ser observados com atenção os requisitos e a forma como essa digitalização deve ser feita.
Os procedimentos e as tecnologias utilizados para a digitalização devem assegurar a integridade e a confiabilidade do documento digitalizado, bem como sua rastreabilidade e a possibilidade de auditoria dos procedimentos empregados.
Decreto 10.279
O Decreto 10.279, por sua vez, trata da permissão para que órgãos do Poder Executivo forneçam, uns aos outros e por meio digital, os dados e informações necessárias, por exemplo, para a aplicação de políticas públicas aos cidadãos.
A nova regra desobriga os usuários de serviços públicos de apresentar certidões e atestados a cada novo acesso a diferentes áreas e, ainda, possibilita que os usuários possam apresentar Solicitação de Simplificação aos órgãos e às entidades do Executivo Federal, por meio do formulário “Simplifique!”, sempre que perceberem a oportunidade de simplificação ou melhoria do serviço público.
Documentos digitalizados e LGPD
Com a entrada em vigor da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), as empresas estão se adequando a um novo modelo de gestão de informações. Esse processo exige não só a digitalização das informações, mas também a determinação de um mecanismo de segurança confiável para proteger os dados.
A fiscalização e as punições para a utilização indevida e o vazamento dos dados se tornaram mais rígidas com a nova lei. Por isso, é essencial que as empresas adotem medidas preventivas para garantir a segurança dos dados e implementem uma estratégia de gestão de informações adequada, visando o respeito às normas da LGPD.
